Für Steuerkanzleien & Buchhaltungsbüros · nie wieder dieselbe Nachfass-Mail von Hand tippen, wenn Belege fehlen
Was diese Demo zeigt: Sie wählen einen Mandanten, und der Assistent zeigt sofort, welche Belege für den Abschluss fehlen, und formuliert dazu die passende, freundliche Nachfass-Nachricht als fertigen Entwurf. Geschickt wird von Hand.
Der Monatsabschluss steht an, und wieder fehlen bei drei Mandanten dieselben Dinge: Bewirtungsbelege ohne Zweck, ein Kontoauszug, ein Fahrtenbuch. Sie schreiben die immer gleiche, höfliche Erinnerung, jedes Mal aufs Neue von Hand. Hier erkennt der Assistent die Lücke und legt Ihnen den Entwurf fertig hin, den Rest entscheiden Sie.
Beleg-Nachfass-Assistent erkennt fehlende Belege je Mandant, Sie geben den Entwurf frei
1 · Mandant aus dem offenen Abschluss wählen
2 · Kanal
3 · Ton
Der Assistent erkennt die Lücke aus Ihrem Buchhaltungsstand und formuliert den Entwurf. Er erfindet keine Belege und keine Zahlen und er verschickt nichts: jede Nachricht prüfen Sie und senden sie selbst aus Ihrem Postfach oder Mandanten-Portal.
Datensouveränität zuerst. Belege und Buchhaltungsdaten Ihrer Mandanten gehören zum Sensibelsten, was eine Kanzlei verwaltet, und unterliegen zusätzlich Ihrer beruflichen Verschwiegenheit. In dieser Demo laufen ausschließlich fiktive Mandanten, ohne Tracking. Im Einsatz arbeitet der Assistent nur mit dem Beleg-Status, der ohnehin in Ihrer Software liegt, auf Ihren Systemen, DSGVO-konform. Nichts wird automatisch versendet und keine Zahl erfunden.DSGVO-konform · EU-Hosting · Mandantengeheimnis gewahrt · kein Auto-Versand
Von der Demo zum Betrieb
Umsetzung in 5 Stufen
Kein Big Bang, jede Stufe liefert für sich Nutzen und lässt sich einzeln entscheiden.
1
Diese Demo direkt machbar
Der Assistent wie hier, mit Ihrer Tonalität und Ihren Standard-Formulierungen, noch mit Beispiel-Mandanten. Gebraucht: ein kurzes Abstimmen von Stil und Anrede.
2
Ihre echte Fehlliste einfügen direkt machbar
Sie fügen die offenen Positionen eines Mandanten ein, und der passende Nachfass-Entwurf entsteht daraus, Beleg für Beleg benannt. Gebraucht: die Liste, die Sie ohnehin führen.
3
Ihre Kanzleistimme & Fakten-Wächter direkt machbar
Der Ton wird auf Ihre Kanzleistimme geeicht, ein Wächter blockt jede Aussage, die nicht durch einen echten offenen Posten gedeckt ist. Gebraucht: ein paar Ihrer bewährten Nachfass-Mails.
4
Anbindung an DATEV & Postfach mit Aufwand
Die Fehlliste kommt direkt aus DATEV oder Ihrer Kanzleisoftware, freigegebene Nachrichten landen als Entwurf in Postfach oder Mandanten-Portal. Gesendet wird von Hand. Gebraucht: Zugänge.
5
Erinnerungen & Eingangs-Abgleich mit Aufwand
Die Erinnerungs-Sequenz meldet sich terminiert; sobald ein Beleg eingeht, schließt der Assistent die Position und fasst nur noch das nach, was wirklich fehlt. Gebraucht: Zugriff auf den Beleg-Eingang.
Beispiele zur Veranschaulichung: die Mandanten (Bäckerei Nord GmbH, Ing.-Büro M., Handels-KG Ost), Ansprechpartner und offenen Belege sind fiktiv. Im echten Einsatz entsteht die Nachfass-Nachricht aus dem Beleg-Status, der Ihnen real vorliegt, es wird keine Zahl und kein Beleg erfunden und nichts ohne Ihre Freigabe verschickt. Ihre Daten bleiben bei Ihnen (DSGVO-konform, EU-Hosting). Keine Steuerberatung.
Ihr nächster Schritt
Sie wünschen sich diesen Fall gelöst?
Wenn in Ihrer Kanzlei jeder Monatsabschluss an denselben liegen gebliebenen Belegen und der immer gleichen Nachfass-Mail hängt, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch, ob und wie sich das für Sie rechnet.
Interaktive Demo mit fiktiven Beispiel-Mandanten und -Texten. Kein Tracking, kein Auto-Versand. Die Erkennung ist assistiert; Entscheidungen trifft ein Mensch. Keine Steuer- oder Rechtsberatung. · Henrik Spliedt · KI & Digitalisierung für den Mittelstand