Für Einkauf & Beschaffung · nie wieder verstreute Bestellungen in Mailthreads, wenn Auftragsbestätigungen fehlen und Liefertermine verstreichen
Was diese Demo zeigt: Sie wählen eine offene Bestellung, und der Assistent zeigt sofort den nachgeführten Status (bestellt, AB, Liefertermin, Eskalationsstufe) und legt dazu die passende, höfliche Nachfass- oder Mahn-Nachricht als fertigen Entwurf hin. Geschickt wird von Hand.
Drei Bestellungen hängen: bei einer fehlt seit Tagen die Auftragsbestätigung, bei einer ist der zugesagte Liefertermin heute verstrichen, ohne Ware und ohne ein Wort, und bei einer kam nur ein Teil der Menge. Der Verlauf steckt verstreut in Mailthreads, und der Nachfass bleibt liegen. Hier führt der Assistent den Status je Vorgang nach und legt Ihnen den passenden Entwurf fertig hin, den Rest entscheiden Sie.
Nachfass-Assistent führt den Status je Bestellung nach, Sie geben den Entwurf frei
1 · Offene Bestellung wählen
2 · Kanal
3 · Ton
Der Assistent liest den Status aus Ihren offenen Bestellungen und formuliert den Entwurf in der zur Lage passenden Stufe. Er erfindet keine Zusagen und keine Termine und er verschickt nichts: jede Nachricht prüfen Sie und senden sie selbst aus Ihrem Postfach oder Lieferantenportal.
Datensouveränität zuerst. Bestelldaten, Konditionen und Lieferantenkontakte gehören zu den betrieblich sensiblen Informationen Ihres Einkaufs. In dieser Demo laufen ausschließlich fiktive Bestellungen und Lieferanten, ohne Tracking. Im Einsatz arbeitet der Assistent nur mit dem Bestell- und Terminstatus, der ohnehin in Ihrer Warenwirtschaft und Ihrem Postfach liegt, auf Ihren Systemen, DSGVO-konform. Nichts wird automatisch versendet und keine Zusage erfunden.DSGVO-konform · EU-Hosting · Ihre Bestelldaten bleiben bei Ihnen · kein Auto-Versand
Von der Demo zum Betrieb
Umsetzung in 5 Stufen
Kein Big Bang, jede Stufe liefert für sich Nutzen und lässt sich einzeln entscheiden.
1
Diese Demo direkt machbar
Der Assistent wie hier, mit Ihrer Tonalität und Ihren Standard-Formulierungen für AB-Nachfrage, Terminnachfrage und Mahnung, noch mit Beispiel-Bestellungen. Gebraucht: ein kurzes Abstimmen von Stil und Eskalationsstufen.
2
Ihre echten offenen Bestellungen einfügen direkt machbar
Sie fügen den Verlauf einer Bestellung ein (bestellt, AB-Stand, zugesagter Termin), und der passende Entwurf entsteht daraus, auf PO-Nummer und Positionen bezogen. Gebraucht: die Angaben, die Sie ohnehin führen.
3
Ihre Einkaufsstimme & Fakten-Wächter direkt machbar
Der Ton wird auf Ihre Einkaufsstimme geeicht, ein Wächter blockt jede Aussage, die nicht durch den echten Bestellstatus gedeckt ist, keine erfundene Zusage, kein erfundener Termin. Gebraucht: ein paar Ihrer bewährten Nachfass-Mails.
4
Anbindung an Warenwirtschaft & Postfach mit Aufwand
Der Bestell- und Terminstatus kommt direkt aus Ihrem ERP oder Ihrer Warenwirtschaft, freigegebene Nachrichten landen als Entwurf in Postfach oder Lieferantenportal. Gesendet wird von Hand. Gebraucht: read-only-Zugänge.
5
Fristenwächter & Eingangs-Abgleich mit Aufwand
Der Fristenwächter meldet fällige AB- und Terminnachfragen terminiert; sobald AB oder Wareneingang gebucht ist, schließt der Assistent die Position und fasst nur noch nach, was wirklich offen ist. Gebraucht: Zugriff auf Wareneingang und AB-Buchung.
Beispiele zur Veranschaulichung: die Bestellungen (PO-3391, PO-3402, PO-3410), Lieferanten (Nordmetall Handel GmbH, Kunststofftechnik Weser GmbH, Elektro Grothe KG), Ansprechpartner, Positionen und Beträge sind fiktiv. Im echten Einsatz entsteht die Nachricht aus dem Bestellstatus, der Ihnen real vorliegt, es wird keine Zusage und kein Termin erfunden und nichts ohne Ihre Freigabe verschickt. Ihre Daten bleiben bei Ihnen (DSGVO-konform, EU-Hosting). Keine Rechtsberatung.
Ihr nächster Schritt
Sie wünschen sich diesen Fall gelöst?
Wenn in Ihrem Einkauf offene Bestellungen und verstrichene Liefertermine in Mailthreads liegen und der Nachfass immer liegen bleibt, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch, ob und wie sich das für Sie rechnet.
Interaktive Demo mit fiktiven Beispiel-Bestellungen und -Texten. Kein Tracking, kein Auto-Versand. Die Statusführung ist assistiert; Entscheidungen trifft ein Mensch. Keine Rechtsberatung. · Henrik Spliedt · KI & Digitalisierung für den Mittelstand