Für jedes Büro, das täglich Rechnungen, Mahnungen, Bewerbungen und Behördenpost bekommt · eingehende Post landet automatisch richtig sortiert, statt im Sammel-Postkorb liegen zu bleiben
Was diese Demo zeigt: Sie wählen ein eingegangenes Dokument, und die Triage erkennt sofort die Dokumentart, ordnet sie nach Kategorie und Priorität ein, liest die Kerndaten aus (Absender, Betrag, Frist) und leitet den Vorgang an die zuständige Stelle vor. Gebucht und entschieden wird von Hand.
Morgens liegen zwanzig Dokumente im gemeinsamen Posteingang, PDFs per Mail, Eingescanntes, Briefe. Eine Skonto-Frist übersieht man, eine Mahnung rutscht durch, eine Bewerbung bleibt zwei Wochen unbeantwortet. Hier liest die Triage jedes Dokument, sagt Ihnen, worum es geht, wie dringend es ist und wohin es gehört, und legt Ihnen den vorsortierten Vorgang hin. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Eingangspost-Triage erkennt, ordnet ein und leitet vor, Sie geben frei
1 · Eingegangenes Dokument aus dem Posteingang wählen
2 · Wie soll es weitergeleitet werden?
Die Triage erkennt, ordnet ein und leitet vor, sie bucht nichts und entscheidet nichts. Kerndaten werden aus dem Dokument gelesen, nichts wird erfunden. Was nicht zweifelsfrei erkennbar ist, wird als „prüfen“ markiert statt geraten, und jeder Vorgang geht erst nach Ihrer Freigabe weiter.
Datensouveränität zuerst. Eingangspost enthält Sensibles, von Zahlungsdaten bis zu vollständigen Bewerberunterlagen. In dieser Demo laufen ausschließlich fiktive Dokumente, ohne Tracking. Im Einsatz liest die Triage die Post auf Ihren Systemen, personenbezogene Vorgänge wie Bewerbungen landen in einer Ablage mit eingeschränktem Zugriff, DSGVO-konform. Es wird nichts automatisch gebucht, versendet oder entschieden.DSGVO-konform · EU-Hosting · eingeschränkter Zugriff bei Personaldaten · keine Auto-Buchung
Von der Demo zum Betrieb
Umsetzung in 5 Stufen
Kein Big Bang, jede Stufe liefert für sich Nutzen und lässt sich einzeln entscheiden.
1
Diese Demo direkt machbar
Die Triage wie hier, mit Ihren Dokumentarten und Ihrer Ablage-Logik, noch mit Beispiel-Post. Gebraucht: ein kurzes Abstimmen, welche Kategorien und welche zuständigen Stellen Sie führen.
2
Ihre echten Dokumente einwerfen direkt machbar
Sie ziehen ein echtes PDF hinein, und die Triage erkennt Art, Kategorie, Priorität und liest die Kerndaten aus, Feld für Feld nachvollziehbar. Gebraucht: ein paar Beispiel-Dokumente Ihrer typischen Post.
3
Ihre Ablage-Regeln & Prüf-Wächter direkt machbar
Die Einordnung wird auf Ihr Regelwerk geeicht, ein Wächter markiert unsichere Fälle als „prüfen“, statt sie falsch einzusortieren. Gebraucht: Ihre bestehende Ablage-Struktur und Zuständigkeiten.
4
Anbindung an Posteingang & DMS mit Aufwand
Die Post kommt direkt aus Sammel-Postfach, Scanner oder DMS, und die Triage legt jeden Vorgang vorsortiert in den richtigen Ordner oder Fachbereich. Weitergeleitet wird als Vorschlag, freigegeben von Hand. Gebraucht: Zugänge.
5
Fristen-Radar & Rückläufer-Abgleich mit Aufwand
Ein Fristen-Radar meldet Skonto- und Mahnfristen rechtzeitig, und sobald ein Vorgang erledigt ist, schließt die Triage ihn und hält nur noch offen, was wirklich wartet. Gebraucht: Zugriff auf den Bearbeitungsstatus.
Beispiele zur Veranschaulichung: die eingegangenen Dokumente (Nordwerk Metallbau GmbH, Bürobedarf Kontor KG, die Beispiel-Bewerbung), Absender, Beträge und Fristen sind fiktiv. Im echten Einsatz entstehen Einordnung und Kerndaten aus dem real vorliegenden Dokument, es wird keine Zahl und keine Frist erfunden, Unsicheres wird als „prüfen“ gekennzeichnet und nichts ohne Ihre Freigabe weitergeleitet. Ihre Daten bleiben bei Ihnen (DSGVO-konform, EU-Hosting). Keine Rechts- oder Steuerberatung.
Ihr nächster Schritt
Sie wünschen sich diesen Fall gelöst?
Wenn bei Ihnen die Post im Sammel-Postkorb liegen bleibt und Fristen durchrutschen, klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch, ob und wie sich eine Eingangs-Triage für Sie rechnet.
Interaktive Demo mit fiktiven Beispiel-Dokumenten. Kein Tracking, keine Auto-Buchung, kein Auto-Versand. Die Erkennung ist assistiert; Entscheidungen trifft ein Mensch. Keine Rechts- oder Steuerberatung. · Henrik Spliedt · KI & Digitalisierung für den Mittelstand